時間管理

【時間管理ができない人へ】タスク管理:春時間で明日を創り、夏時間で未来を創ろう

タスク管理(キープ):春時間で明日を創り、夏時間で未来を創ろう

タスク管理について話しをしていく。

▼タスク管理とは
そもそもタスク管理とは何だろうか?

タスク管理とは
『外的要因に左右されず』に、日々のやるべきことをこなす技術
つまり、航海術

タスク管理を覚えると多少のイレギュラーや
トラブルが起きたとしても乗り越えていける。

航海術に例えたのは、嵐がこようが、雨が降ろうが目的地に向かって
突き進めるだけの能力を持てるようになる。

突発的な仕事が降ってきたり、予想以上のプロジェクトをまかされたり
こういった時に対応できるようになる。

▼タスク管理は具体的に何をするのか?
時間の質と量を最適化すること!
時間の質を意識しないと大損してしまう。
質=精神面(心・体)、量=物理面(使える時間)

時間の質は「心・体」の状態で変わる。
例えば、元気モリモリでポジティブですごくエネルギッシュな状態で過ごすのと
疲弊しきっていて、ネガティブで超絶暗い感じで過ごすのと
二人が同じ八時間一緒働いたとしたら、その差はどうなるでしょうか?

時間には二つのパラメータがある。
量は使える8時間
質は心と体の状態

これでクオリティがかなり変わってくる。

タスク管理は「時間の質(心・体)」に注目して最適化すること

▼タスク管理で重要な4つの用語
タスク管理に出てくる重要な用語として、この4つがある。
時間が余っている時に、元気でパワフルな状態とは限らない。
時間が余っている時に、元気でパワフルな状態をマッチング出来たらすごいと思わない。

時間がなくて疲弊してても出来るようなことをまわす。
こういう生き方が出来たら、どう思う?
A:学ぶ質がよくなりそう。

元気があるけど時間があるとは限らない。時間がある時に元気なように
時間がない時はどっちでもいいことが出来るように再配置することがタスク管理の目的。
そうすると効率よく生きれるようになる。
つまり、元気が無い時は、航海でいうと向かい風が吹いている時。
時間がない時は、燃料が切れている時やオールが壊れている時

雨がふったら引きこもって勉強していたり
晴れた時に活動したりとか
こういうのを組み合わせれるようになると
効率よく動けるようになる。

タスク管理は、テトリスのようなパズルゲームそのもの。
タスクそのものは、テトリスのブロック。
日々降ってくるものを綺麗に入れて行く。
揃うと消えて行く。
ブロックは4種類だけ
どこに当てはめて降っていけばいいか分かれば
降ってくるブロックを上手く消化できるようになる。

時間の質(精神面ー1日単位)
・負荷 かかる労力
・時間帯 朝昼晩

時間の量(物理面ー1週間単位)
・見積 何分かかる?
・周期 日、週、月、不定期

時間の質(精神面ー1日単位)
・負荷 かかる労力
・時間帯 朝昼晩

タスクの種類によって、頭を使うもの、体を使うもの、大きく2種類に分かれる。
作業系と創造系。明らかに労力の質が違う。
例えば、資料印刷して資料をホッチキス止めしていく作業と
新たな企画を考え、新人に伝える為の資料を創るのと労力がどれくらい違うと思う?

労力の中でも、頭を使うということに注目してほしい。
これは冴えている時にしか使えない。疲弊しきった脳みそではとても効率が悪い。

・時間帯
朝昼晩と時間帯があるが、精神状態と体の状態は全部同じだと思う?
時間軸
4時~22時くらいを三時間くぎりにしている。
90分=1日の1割に該当するので3時間にすると2割に相当する。
3時間区切りにすることで、時間の性質が見えてくる。

%とは、効率=集中力を発揮出来る度合い

▼理想的な生活習慣を送っていることが前提で早起き出来た場合のパラメーター
7~8時間以上睡眠して、自然と目覚めた4時くらいの時間帯

4 夏 300% 世の中の人が活動していないので、大きなトラブルがない。感情肉体全てが満たされている時。問題が起きるのは、人が起きてから
————–
7 夏 200% 会社によるが、社員が誰もいないオフィスで自分の事に集中できる。
————–
10 秋 120% 従業員が出てきて、割り込みが入ってきやすい。でも午前中だから頭が回る。
————–
13 冬 30% 御飯食べたら眠くなるという人間の仕組みがあるので労力軽いものを用意しておく。
————–
16 春 60% 夕方からテンションがあがり
————–
19 春 60% 体疲れているけエネルギーがある
————–
22 春 70% 明日に繋ぐ時間。ぐずぐずしていると未来の時間が取れなくなる。
————–

このような感じで、一日の中にも春夏秋冬がある。
こう考えたら、多くの人は、『今日一日』というどんぶり勘定をしている。
どんぶり勘定は絶対に上手くいかない。
例えば、夏休み60日ほどあって、頑張るのは最後だけ
先に割り振っていれば、負荷を考慮した采配が取れる。

では、下記の時間帯にどのように割り振って行けばいいのだろうか?

負荷
4 夏 300%
————–
7 夏 200% 創造 IN
勉強=未知の事を勉強する
未知の分野を新しく勉強するのは一番脳みそに負荷がかかる。何かを生み出すこと。企画書を書いたり、プロジェクトを立ち上げたり、自分が未だかつて無いものに触れて立ち上げようとしている時。その時が精神力、気力、体力をものすごく消費する。
————–
10 秋 120% 創造 OUT
創作=知っていることを使って何かする
既に習得したスキルや技術を使って、何かをやること。
————–
13 冬 30% 作業 他動
雑用
人が関わっていることや、動き回ったりすることを持ってくると眠くならない。ホッチキスとめとか。ジャンクタイム
雑用系はすべてここにまとめる。
————–
16 春 60% 作業 自静
ルーチン=それ以外
自分一人で出来ること。議事録や日報、一人で出来るデスクで出来ることを持ってくる。
————–
19 春 60%
————–
22 春 70% 明日に繋ぐ時間。ぐずぐずしていると未来の時間が取れなくなる。
————–

夏の時間は朝の二つしかとれない。ここを逃すと新たな勉強はその日にはほぼ不可能になる。
元気で戦える自分じゃないと無理。
如何に夏の時間を攻略するか。この時間帯でしか未来が創れない。
未来の為に、是が非でも確保することが大事。

物理的な時間は増えていないが、時間の質が変わっているので結果的に得られるものが全然違う。
これが、タスク管理の精神面を最適化すること。

飲み会で遅くなったり、具合悪い時は、春夏秋冬の流れも変わってくる。
臨機応変にパズルを入れ替えるように春夏秋冬の配置を最適化しなおすことが大事。

精神面、時間の質に対するコントロールについてお話しました。

タスク管理(ナビ):周期と見積を把握して、週の流れを予測しよう

時間の量(物理面ー1週間単位)
・見積 何分かかる?
・周期 日、週、月、不定期

周期には4種類あります。
・デイリータスク→毎日あるもの
・ウィクリータスク→毎週あるもの
・マンスリータスク→毎月あるもの
・不定期

月 火 水 木 金 土 日
毎日 毎日 毎日 毎日 毎日 毎日 毎日
毎週 予備 予備 予備 毎週 毎週 毎週
変動 変動 変動 変動 変動 毎月 毎月

既に色が塗られている部分は固定費
毎日かかるのが食費とか交通費
毎週かかるのが週末に何かするとしたら交際費
毎月かかるのが家賃とか保険とか
お金も時間と同じようにこのように見ることが出来る。

時間の固定費=7割くらい(消費)→ルーチン
時間の変動費=3割くらい→ワンタイム・プロジェクト

時間の変動費を柔軟に対応させていく。

固定費はこのように見る事ができる。
週次スタート、金土日は週次レビューが入ってくる。

月末は月次レビュー
月ごとにしたいことをやる。

毎日は、食事、睡眠、生活の為に必要な雑用がほとんど
仕事も同じようになっている。
不定期は毎月15日とか

緑の所が変動費のタスク。
変動費の部分で浪費、空費、投資が勝負する。
消費は逃げることができないので勝負できない。

未来の時間へのインパクトが少ないのがわかると思う。
緑の部分に勉強などを未来を創るものを当てはめないといけない。
その為には、まず周期を把握する必要がある。

もう一つは見積もり。
この作業は何分かかるのか?
そうすると、ざっくりなっている毎日を
日報15分、方付け15分、お風呂が30分といった形になっていると
ブロックが分かれていることが見えてくる。

春夏秋冬の流れで、一つ30分のパッケージになっていると自由に動かすことが出来る。
それで組み替えれるようになっている。
塊になっていると何分かかるとわかっていないと組み替えようがない。
未来をつくるための勉強が3時間とかとれないので、30分以下のブロックにしてやる。
30分単位にパッケージ化することがキモ。

ミソはスロット(予備)を残しておく。
トラブルが起きた時にここで解消する。
予想外の何かが入ってきた時
生きていれば突発的な出来事があるので、火水木の午前中などに用意しておく。

固定費と言われているのはルーチン。
お風呂、御飯、出勤、片付けなど

変動費はワンタイムもしくはプロジェクトが入っている。
ワンタイムタスク=一回やったら終わりのもの
プロジェクトタスク=同じ事を繰り返していないが進化していくもの。毎日のように発生する。攻略すれば次は出現しないやつ。

タスクリストを創った時に、4つの属性がわかれば瞬間的にどのように割り当てればいいかわかる。
一番よくないのは項目だけ列挙しているもの。
いつやるの?何分かかるの?

これは進まない。
何分かかるのか?ワンタイムルーチンプロジェクト。
がりがり進むようになる。

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